Wie is verantwoordelijk

Stardent B.V., handelend als Tandartspraktijk Stardent, Europalaan 1E, 9551 DA Stadskanaal (KvK 97830941), is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens. Vragen over privacy stelt u per e-mail aan stardent@softlexdental.com.

Welke gegevens wij vastleggen

• Identiteit en contact: naam, geboortedatum, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, burgerservicenummer (BSN) en het soort legitimatiebewijs.
• Uw dossier: medische anamnese, medicijngebruik, bevindingen, röntgenfoto's, behandelplan en uitgevoerde behandelingen.
• Verzekering en financiën: uw zorgverzekeraar en polisnummer, facturen en betalingen.
• Afspraken: data en tijden van uw afspraken, en — bij online boeken — uw akkoord met de praktijkregels en de versie van die tekst.

Waarom, en op welke grondslag

• De behandelovereenkomst (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, WGBO): om u goed en veilig te behandelen zijn wij verplicht een dossier bij te houden.
• Wettelijke plichten: het vastleggen van uw BSN en het controleren van uw identiteit; de fiscale bewaarplicht voor facturen.
• De uitvoering van afspraken: het inplannen, bevestigen en herinneren van afspraken en het afhandelen van betalingen.

Hoe lang

Uw medisch dossier bewaren wij 20 jaar na de laatste wijziging, zoals de WGBO voorschrijft, of langer als dat uit goed hulpverlenerschap voortvloeit. Financiële gegevens bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Gegevens van een online boeking blijven op de boekingsserver alleen tot de afspraak in de praktijksoftware is overgenomen; daarna worden de persoonsgegevens daar verwijderd.

Wie ziet uw dossier

Alleen de zorgverleners en medewerkers van de praktijk die bij uw behandeling betrokken zijn. Zij hebben een geheimhoudingsplicht. Met uw toestemming delen wij gegevens met een verwijzer, specialist of tandtechnisch laboratorium voor zover dat voor uw behandeling nodig is. Voor de facturering delen wij alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn met de partij die de factuur verzorgt. Wij verkopen geen gegevens en gebruiken uw gegevens niet voor marketing.

Waar uw gegevens staan

• De praktijksoftware draait lokaal, in de praktijk. Uw dossier staat niet in een publieke cloud.
• Online boeken loopt via een server die Stardent B.V. zelf beheert, op gehuurde infrastructuur binnen de EU (Hetzner, Helsinki). Die server bewaart de gegevens van een boeking alleen tot ze in de praktijksoftware zijn geïmporteerd en verwijdert de persoonsgegevens daarna. Uw BSN gaat nooit over die verbinding.
• Betaling van de vooruitbetaalde intake verloopt via Stripe. Stripe ziet uw naam, e-mailadres en het bedrag — nooit uw medisch dossier. Alleen die ene betaling loopt via Stripe.
• E-mail: als u ons e-mailt, verwerken wij uw e-mailadres en de inhoud van uw bericht om uw vraag te beantwoorden. Stuur geen medische gegevens per e-mail die u liever in de praktijk bespreekt.

Uw rechten

U heeft recht op inzage in en een afschrift van uw dossier, op correctie van onjuiste gegevens, op vernietiging (binnen de grenzen van de WGBO), op beperking van de verwerking, op bezwaar en op overdraagbaarheid van uw gegevens. Een verzoek doet u per e-mail; wij controleren uw identiteit voordat wij gegevens verstrekken en reageren binnen een maand.

Klacht over uw privacy

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en deze website

Deze website plaatst geen cookies, gebruikt geen statistieken- of advertentiediensten en laadt niets van derden: geen lettertypen, scripts, kaarten of afbeeldingen van andere servers. Uw bezoek aan deze site wordt niet gevolgd. Op de afsprakenpagina is de online boekingsmodule van Stardent B.V. ingesloten (afspraak.gotandarts.com); die module kan op haar eigen domein een strikt noodzakelijke sessiecookie zetten wanneer u inlogt met uw persoonlijke afsprakenlink — niet eerder, en nooit voor het volgen van bezoekers.

Wijzigingen

Wijzigt deze verklaring, dan krijgt zij een nieuwe versie en datum. Versie 2026-09.

Who is responsible

Stardent B.V., trading as Tandartspraktijk Stardent, Europalaan 1E, 9551 DA Stadskanaal (Chamber of Commerce 97830941), is the controller (verwerkingsverantwoordelijke) for your data. Privacy questions go by e-mail to stardent@softlexdental.com.

What we record

• Identity and contact: name, date of birth, sex, address, e-mail address, telephone number, citizen service number (BSN) and the type of identification shown.
• Your record: medical history, medication, findings, X-rays, treatment plan and treatments performed.
• Insurance and finance: your health insurer and policy number, invoices and payments.
• Appointments: dates and times of your appointments and — for online bookings — your acceptance of the practice rules and the version of that text.

Why, and on what legal basis

• The treatment agreement (Dutch Medical Treatment Contracts Act, WGBO): to treat you well and safely we are obliged to keep a record.
• Legal duties: recording your BSN and verifying your identity; the fiscal retention duty for invoices.
• Carrying out appointments: scheduling, confirming and reminding you of appointments and handling payments.

For how long

We keep your medical record for 20 years after the last change, as the WGBO prescribes, or longer if good care requires it. Financial data is kept for 7 years (fiscal retention duty). Data from an online booking stays on the booking server only until the appointment has been taken over into the practice software; the personal data is then deleted there.

Who sees your record

Only the care providers and staff of the practice involved in your treatment. They are bound by professional secrecy. With your consent we share data with a referring dentist, a specialist or a dental laboratory insofar as your treatment requires it. For invoicing we share only the data needed for that with the party that handles the invoice. We do not sell data and do not use your data for marketing.

Where your data lives

• The practice software runs locally, at the practice. Your record is not in a public cloud.
• Online booking runs on a server operated by Stardent B.V. itself, on rented infrastructure within the EU (Hetzner, Helsinki). That server keeps booking details only until they have been imported into the practice software and then deletes the personal data. Your BSN never travels over that connection.
• Payment of the prepaid intake goes through Stripe. Stripe sees your name, e-mail address and the amount — never your medical record. Only that one payment goes through Stripe.
• E-mail: if you e-mail us, we process your e-mail address and the content of your message to answer your question. Do not send medical details by e-mail that you would rather discuss at the practice.

Your rights

You have the right of access to and a copy of your record, to rectification of incorrect data, to erasure (within the limits of the WGBO), to restriction of processing, to object and to data portability. Requests go by e-mail; we verify your identity before releasing data and respond within one month.

Complaint about your privacy

Do you disagree with how we handle your data? Tell us. You also have the right to lodge a complaint with the Dutch supervisory authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies and this website

This website sets no cookies, uses no analytics or advertising services and loads nothing from third parties: no fonts, scripts, maps or images from other servers. Your visit to this site is not tracked. The booking page embeds the online booking module of Stardent B.V. (afspraak.gotandarts.com); that module may set one strictly necessary session cookie on its own domain when you sign in with your personal appointment link — not before, and never to track visitors.

Changes

If this statement changes it receives a new version and date. Version 2026-09.